Antes de entrarmos no como, e no contexto de recrutamento, faz sentido entendermos o que são dados confiáveis e o que são dados não confiáveis.
Para isso, vamos a alguns exemplos.
Se você estivesse em uma casa de praia com piscina e alguém te perguntasse “qual a profundidade da piscina?”, você 1) Faria o medição e uma fita métrica de 1,5m ou 2) com uma régua de 30cm? Com qual das duas ferramentas você teria uma margem de erro maior?
Se te perguntassem quantas vezes você foi ao médico no ano passado, você 1) tentaria lembrar de cabeça ou 2) olharia quantas vezes estão indicadas na sua agenda? Qual provavelmente estaria mais certo, considerando que você sempre anota seus compromissos?
Pois bem. Quando falamos de dados confiáveis estamos falando de ferramentas corretas, registro correto e base histórica – dados que de fato representam a realidade presente ou o que aconteceu no passado.
Por outro lado, dados não confiáveis são aqueles capturados errados, capturados parcialmente ou não capturados – que geral uma visão incorreta do passado ou da realidade.
Hoje existe um problema real no recrutamento referente a confiabilidade dos dados
Acredito que você já tenha ouvido frases como: “O SLA está errado. Abri a vaga terça, mas só comecei a trabalhar nela, de fato, na segunda seguinte.”; ou então “O talento se interessou, mas não quis se inscrever e, por isso, o número de inscritos está errado. Tocamos o processo de algumas pessoas fora do ATS.” Outro acontecimento comum: “Os dados dessa vaga não estão certos porque eu reaproveitei essa mesma vaga de um processo antigo. Não consigo saber informações apenas desse ciclo”.
Todos esses problemas são pontos do dia a dia, mas que causam uma sensação GERAL: “Os dados não são certos, preencho as coisas para nada, não aproveito esses dados no futuro e, principalmente, NÃO CONFIO NOS DADOS. “
Torna-se um problema de “quem nasceu primeiro”: “não uso os dados porque não tenho eles preenchidos” ou “não preencho os dados porque não uso eles para nada”. O “ou” vira “e” e cria-se um ciclo vicioso.
Saiba mais sobre a importância de dados confiáveis no recrutamento:
Mas por que esse problema existe?
Os principais pontos que fazem com que os times de recrutamento não confiem nos dados resumem-se em 4 principais pontos.
- Dados dispersos (informações em várias ferramentas diferentes).
- Preenchimento tardio (“depois eu coloco” – sensação de que dá mais trabalho fazer na hora).
- Duplicidade de dados (falta da “fonte da verdade”).
- Falta de Preenchimento (não existe qualquer estrutura ou processo para isso).
Cada um desses pontos geram quandes consequencias maléficas para o dia a dia das equipes de recrutamento.
Os dados dispersos ou duplicados geram uma grande perda de tempo com planilhas, com outras ferramentas e com a necessidade de unificação posterior em um único local, além da dificuldade de visualização dos dados (informações da vaga no ATS, informações de abordagem em planilha e informações de desistência no Trello), de gerar relatórios e reports e a não obtenção de dados históricos.
O preenchimento tardio compromete o acesso instantâneo aos dados (dificulta a tomada de decisão no momento), cria uma visão turva sobre os gargalos do processo (não permitindo que seja colocada atenção nos principais problemas), podendo gerar um mal dimensionamento das demandas e, consequentemente, do time.
Já a falta de preenchimento – o pior dos cenários – incentiva as decisões empíricas (que se apegam a um único exemplo ou a situação mais emblemática, assumindo-a como verdade) e uma gestão do conhecimento quase nula. Se o time de recrutamento muda, o dado é perdido (não s sabe se uma pessoa X já participou do processo ou não, se já foi abordada, por exemplo, além de não haver espaço para aproveitar os dados antigos).
Como consequência geral, muitas vezes o TTF (Time to Fill) é extrapolado (devido a todos os problemas anteriores) e a discussões com clientes internos ficam enfraquecidas (o time não é empoderado de dados para alinhar de maneira precisa os aspectos da abertura de uma vaga ou mudanças necessárias).
Mas por que as consequências são relevantes o suficiente para tornar importante a pauta de Dados Confiáveis?
Além de combater todos os problemas citados no tópico anterior, os dados confiáveis permitem 4 principais ações
- Permite o time aprimorar o seu planejamento (de atividades, de headcount e de estrutura)
- Possibilita a melhor reação diante do (im)previsível, uma vez que o torna um pouco mais controlado.
- Empodera o time de Recrutamento frente às atividades diárias – que passam a ser feitas de maneira bem mais consciente).
- Torna possível a evolução do relacionamento com as pessoas gestoras e candidatas – pois aumenta o poder de argumentação e de barganha com esses diferentes públicos.
Enfim, por onde começar? Quais os primeiros passos para construir uma cultura/infraestrutura que permite a confiabilidade de dados?
Aqui, sintetizamos 3 dias básicas para você começar a ter cuidar dos dados – do processo de captura, tratamento e análise – fazendo com que todo o time possa confiar nas informações.
Primeiro, é importante entender que a padronização pode ajudar a tirar melhores insights. Desenhar uma estrutura que permitirá o cruzamento de informações entre processos e entre diferentes marcos temporais irá facilitar as análises posteriores. Padronize os motivos de reprovação ou desistência dos candidatos e passe a computá-los, bem como tente ao máximo desenhar as etapas do processo sem alterá-las no meio do caminho. Além disso, utilize de tags que possibilitem filtrar e agrupar os candidatos – para análises desses grupos e identificação de possíveis padrões.
Segundo, crie uma rotina ou um processo de preenchimento de dados. Idealmente, dê ferramentas e estímulos para que o time possa atualizar e registrar suas ações assim que o momento acontecer. Isso trará dados sempre atualizados, independente da hora que o dado seja extraído e a análise seja feita. Caso o primeiro cenário não seja viável, uma segunda opção é “não deixar para atualizar amanhã o dado que aconteceu hoje”. O que isso quer dizer? Pelo menos atualizar no final do dia todas as ações que aconteceram. Dessa forma, os dados sempre estarão atualizados com a margem de erro de 24 horas. Por fim, quando a segunda opção não for possível, recomentamos, pelo menos, a criação de um ritual de preenchimento: “toda sexta-feira eu atualizo”, por exemplo. Dessa forma, semanalmente os dados estarão atualizados. É importante lembrar, entretanto, que os dados mais confiáveis são aqueles, nesse exemplo, da sexta a noite e da segunda de manhã. Após isso, as informações já não são 100% fidedignas porque outras ações já aconteceram.
Terceiro, implemente, o quanto antes, auditoria e momentos mais periódicos de análise de dados. É uma excelente prática ter uma pessoa dona (guardiã) para o processo – que no primeiro momento será a porta-voz do tema e incentivará o restante do time em torno dele. Além disso, implementar a auditoria dos dados para saber se todos estão cumprindo o preenchimento, pode ser uma alterativa boa. Mas é importante lembrar que essa deve ser temporária – até que se torne natural. Por fim, o passo capaz de virar o jogo: fazer o uso do dado (e não ter apenas o dado pelo dado). Estimular conversas, discussões e análises do time a partir do que foi coletado e observado em um espaço de tempo. Isso criará a sensação de que o dado é útil e que ele não está sendo coletado “para nada”.
Uma medida importante que pode te ajudar na implementação mais efetiva de processos de preenchimentos é a contratação de uma ferramenta que auxilie o dia a dia da equipe de recrutamento, sem criar mais complexidades. Se você quiser conhecer um pouco mais sobre a nossa solução e entender como podemos ajudar o seu time de recrutamento? Entre em contato com a gente!
