Gestão de vagas: entenda como fazer de forma simples

O processo de abertura de uma vaga até a contratação de um talento envolve uma série de etapas, exigindo uma alta dedicação do time de RH.

Quando a empresa possui muitas vagas abertas simultaneamente, esse desafio torna-se mais complexo, e a lista de atividades a serem feitas é ainda maior.

Se o time não tiver uma boa organização e processos bem estruturados, terá uma dificuldade ainda maior para contratar profissionais de forma rápida e assertiva.

Por isso, fazer a gestão de vagas é uma prática essencial, ajudando não apenas a garantir boas contratações, mas também a proporcionar uma boa experiência do candidato.

E a principal forma de fazer isso é com um bom planejamento.

O que significa fazer a gestão de vagas?


Fazer a gestão de vagas significa ter todas as informações sobre os seus processos seletivos centralizadas e organizadas, com atividades bem definidas do começo ao fim.

Isso vai contribuir para que cada membro do seu time saiba exatamente o que é necessário para preencher as posições abertas, aumentando a produtividade.

Além disso, uma boa gestão vai permitir que o seu time consiga fazer uma melhor análise do que tem funcionado ou não no seu processo, podendo otimizá-lo constantemente.

E tudo isso vai permitir mais previsibilidade para o funil de recrutamento e contratações mais rápidas e assertivas.

E como fazer uma boa gestão de vagas?


Defina a estrutura do seu processo seletivo


Antes de qualquer coisa, é necessário ter a estrutura do seu processo bem definida.

Quais são as etapas do seu funil de recrutamento? E quais são as atividades envolvidas em cada etapa?

É importante olhar para o seu processo e analisar o que pode ser padronizado, sem perder a pessoalidade e humanidade do processo.

A dica aqui é criar uma espécie de “playbook” de recrutamento, envolvendo todas as etapas do funil e as atividades envolvidas.

Isso vai fazer com que o time sempre saiba o que está acontecendo no processo e facilitar a identificação de oportunidades de melhoria.

Tendo essa estrutura bem implementada, as chances de erros acontecerem ao longo do processo são reduzidas, melhorando a experiência do candidato.

Determine prazos e metas para cada uma das etapas


Com a estrutura definida, é necessário definir um prazo para a finalização do processo e metas para cada uma das etapas do funil, visando cumprir esse SLA.

Faça um desenho do seu funil e, inserindo as taxas de conversão e SLA’s da sua empresa, defina quantos candidatos precisam estar em cada etapa diariamente para que a vaga seja preenchida no tempo esperado.

Com isso o seu time consegue ter mais controle dos resultados e acionar novas estratégias logo no começo do processo, caso as metas diárias não estejam sendo batidas.

Se você não sabe quais são as taxas de conversão da sua empresa ou quer saber se elas estão boas, a nossa planilha gratuita de gestão do funil vai te ajudar!

Nela você pode selecionar a área, a senioridade da vaga e a quantidade de profissionais que quer contratar.

A partir disso, ela gera metas diárias para o seu funil, com base nas taxas de conversão que utilizamos na INTERA e que nos permitem gerar contratações para nossos clientes em até 25 dias.

Baixe a Planilha de Gestão do Funil de Recrutamento

Crie um plano de ação para as suas vagas


Tendo em mãos os resultados que devem ser obtidos para preencher as vagas no SLA definido pelo time, o próximo passo é criar um plano de ação para alcançá-los.

Quais são os principais canais que o seu time utiliza para encontrar talentos?

Defina as estratégias que serão realizadas em cada um deles, quebrando-as em atividades a serem distribuídas ao longo do cronograma do processo.

Plano de ação para prospecção passiva


A prospecção passiva envolve todos os canais através dos quais os talentos vão até a sua empresa e se inscrevem no processo, sem a abordagem direta de alguém do seu time.

Um dos canais que podem ser utilizados é a divulgação de vagas abertas em comunidades online, em redes sociais como LinkedIn, Github, Telegram e Facebook.

Quais são as comunidades que podem possuir membros que tenham match com a sua vaga?

Faça uma lista daquelas que você acredita que tenham potenciais candidatos e defina um cronograma de postagens da sua oportunidade para cada uma delas.

Um outro canal é a utilização de anúncios pagos.

Para definir os canais e o público desses anúncios é necessário pensar sobre os hábitos dos profissionais que você está buscando.

Qual canal tem potencial para atingir candidatos mais qualificados para a sua vaga? LinkedIn Ads, Facebook Ads, Instagram Ads?

Insira um planejamento de tráfego pago no seu plano de ação, envolvendo os principais canais a serem testados.

Lembre-se sempre de analisar os resultados ao longo do processo, otimizando as suas campanhas e outras estratégias.

Plano de ação para prospecção ativa


Ao contrário da prospecção passiva, aqui os talentos são atraídos para a sua oportunidade a partir de uma abordagem direta do seu time.

Novamente, pense em todos os canais através dos quais a sua empresa prospecta candidatos ativamente.

Se a sua empresa fizer hunting no LinkedIn (se ainda não faz, a dica é começar!), defina as principais estratégias de busca de perfis e insira no seu cronograma.

Você pode fazer buscas por empresas do mesmo setor da sua, por cargos específicos, por competências, através de publicações em grupos da área… as possibilidades nunca se esgotam!

Defina as formas de busca que façam sentido para o perfil da vaga e vá criando o seu planejamento.

Exemplo:
Dia 1: buscar perfis por cargo em inglês e em português + buscar cargos no feminino
Dia 2: buscar perfis por empresas do mesmo segmento
Dia 3: buscar perfis ativos em grupos da área

Dica: os recursos pagos do LinkedIn, como o LinkedIn Recruiter e o Sales Navigator, te permitem utilizar mais filtros para as buscas, facilitando a procura por perfis qualificados.

Centralize as informações do processo


Ter todas as informações do seu processo organizadas e centralizadas vai evitar que o seu time perca tempo procurando algum dado que esteja espalhado.

Além disso, essa prática permite a tomada de decisões embasada, reduzindo as chances de erros e aumentando a assertividade no seu processo.

É importante que todos os membros da equipe consigam ter fácil acesso às informações , tanto as referentes ao processo em si, quanto aos candidatos que estão participando.

Registre os aprendizados


Ao final de cada processo, sempre registre todas as informações relevantes, as estratégias utilizadas e os resultados obtidos.

Essa prática vai contribuir para a construção de um recrutamento data driven para a sua empresa.

E isso vai te trazer benefícios como: eliminar decisões baseadas em achismos, melhorar a qualidade das suas contratações, diminuir o tempo para fechar uma vaga e diminuir o custo por contratação.

Além disso, se você tem vagas de alta demanda, que sempre estão abertas na sua empresa, registrar os aprendizados ao fim do processo vai te dar o “caminho das pedras” para quando essa vaga estiver novamente.

Afinal, você já sabe quais foram as estratégias que deram certo ou não.

E se você cumpriu o passo de centralização das informações, o resto do seu time também sabe 😉

Se você não sabe que tipo de informações começar a registrar, criamos um material gratuito que pode te ajudar!

A planilha de Gestão de Hacks de Vagas vai te ajudar a registrar os aprendizados e já traz algumas sugestões de informações que podem ser armazenadas:

Baixe a Planilha de Gestão de Hacks de Vagas

Por fim, otimize!


Você sabe como estão os seus indicadores? Quanto tempo o seu time leva para preencher uma vaga? Quais são os custos envolvidos nisso? Quais são as taxas de conversão do seu funil de recrutamento?

Seguindo os pontos que discutimos acima o seu time vai conseguir ter uma melhor visualização do processo como um todo, enxergando as possibilidades de melhoria.

A otimização do seu processo seletivo deve ser uma meta geral do time e ser determinada como prioridade.

Ao final de cada processo, analise as oportunidades de melhoria e crie projetos para aplicá-las, visando sempre um processo mais rápido e assertivo, sem deixar de oferecer uma boa experiência do candidato.

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